1. Contactgegevens
Henri Willig Kaas B.V. Hoogedijk 8 1145 PM Katwoude E-mail: werken@henriwillig.com Website: www.henriwillig.com
[Indien van toepassing: Functionaris voor Gegevensbescherming (FG): naam + e-mailadres invullen]
2. Welke persoonsgegevens verwerken wij?
Wij verwerken de volgende persoonsgegevens van sollicitanten
• Naam- en contactgegevens (zoals telefoonnummer en e-mailadres);
• CV, motivatiebrief en overige sollicitatiedocumenten;
• Opleidings- en werkervaring;
• Beschikbaarheid en functievoorkeur;
• Video-introducties, gespreksverslagen, testresultaten of assessmentuitkomsten;
• Referenties (indien van toepassing en alleen na jouw medeweten);
• Overige informatie die je zelf verstrekt in het kader van jouw sollicitatie.
Identiteits- en werkrechtcontrole
Wanneer dit noodzakelijk is voor de beoordeling van jouw geschiktheid, kunnen wij tijdens de sollicitatieprocedure controleren of je gerechtigd bent om in het land van de betreffende functie te werken. Hiervoor kunnen wij je vragen een geldig identiteits-, verblijfs- of werkdocument ter inzage te tonen.
De rechtsgrondslag voor deze verwerking is
• Art. 6 lid 1 sub b AVG — voor zover de controle plaatsvindt in het kader van precontractuele maatregelen of de voorbereiding van de arbeidsovereenkomst; en/of
• Art. 6 lid 1 sub c AVG — voor zover wij op grond van de Wet arbeid vreemdelingen of andere wetgeving verplicht zijn de identiteit of het werkrecht te controleren.
Wij verwerken hierbij uitsluitend de gegevens die strikt noodzakelijk zijn voor deze controle. Documenten die enkel voor deze controle worden verstrekt, worden niet langer bewaard dan noodzakelijk voor dit doel.
Video-interviews en gespreksverslagen
Wanneer een sollicitatiegesprek via video plaatsvindt (bijvoorbeeld via Microsoft Teams), kan het gesprek worden opgenomen en automatisch worden getranscribeerd. De transcriptie kan binnen onze beveiligde Microsoft-omgeving met behulp van Microsoft Copilot worden verwerkt om een gespreksverslag op te stellen.
• De video-opname en bijbehorende transcriptie worden maximaal één maand bewaard en daarna automatisch verwijderd.
• Het gespreksverslag kan onderdeel worden van het kandidaatdossier en wordt bewaard conform de bewaartermijnen in sectie 5.
Microsoft verwerkt gegevens deels buiten de EER. Wij hebben met Microsoft een verwerkersovereenkomst gesloten die voorziet in doorgifte op basis van de door de Europese Commissie vastgestelde standaardcontractbepalingen (SCC's) als bedoeld in art. 46 lid 2 sub c AVG.
AI en geautomatiseerde besluitvorming
Henri Willig kan bij het recruitmentproces gebruikmaken van AI als ondersteunend hulpmiddel, bijvoorbeeld voor het verwerken of samenvatten van informatie uit sollicitatiegesprekken via Microsoft Copilot.
Er worden geen geautomatiseerde besluiten genomen als bedoeld in artikel 22 AVG. AI bepaalt niet zelfstandig of je wordt uitgenodigd, afgewezen of aangenomen. De uiteindelijke beoordeling en beslissing worden altijd door een medewerker van Henri Willig genomen.
3. Doeleinden en grondslagen van verwerking
In de onderstaande tabel zijn de verwerkingsdoelen gekoppeld aan de toepasselijke wettelijke grondslag:
|
Doel van verwerking
|
Rechtsgrondslag (art. 6 AVG)
|
|
Behandelen en beoordelen van de sollicitatie
|
Precontractuele maatregelen (sub b)
|
|
Voeren van sollicitatiegesprekken en selectieprocedures
|
Precontractuele maatregelen (sub b)
|
|
Vaststellen van geschiktheid voor een functie
|
Precontractuele maatregelen (sub b)
|
|
Doen van een arbeidsvoorstel
|
Precontractuele maatregelen (sub b)
|
|
Interne administratie van het recruitmentproces
|
Gerechtvaardigd belang (sub f)
|
|
Verbetering van onze recruitmentprocessen
|
Gerechtvaardigd belang (sub f)
|
|
Identiteits- en werkrechtcontrole
|
Precontractuele maatregelen (sub b) en/of wettelijke verplichting (sub c)
|
|
Opname in talentpool
|
Toestemming (sub a)
|
Toelichting gerechtvaardigd belang: Bij verwerkingen op basis van gerechtvaardigd belang hebben wij een afweging gemaakt tussen ons belang bij een goed functionerende en efficiënte recruitmentadministratie en jouw privacybelangen. Wij verwerken hierbij uitsluitend gegevens die noodzakelijk zijn en die je zelf in het kader van jouw sollicitatie hebt verstrekt. Jij kunt te allen tijde bezwaar maken tegen verwerkingen op deze grondslag.
4. Delen van persoonsgegevens
Interne toegang
Jouw sollicitatiegegevens zijn intern uitsluitend toegankelijk voor HR-medewerkers en leidinggevenden die direct betrokken zijn bij de betreffende sollicitatieprocedure. Toegang is beperkt op basis van functie en noodzaak.
Externe verwerkers
Wij maken gebruik van de volgende externe dienstverleners die in onze opdracht persoonsgegevens verwerken:
• AFAS Software — wij maken gebruik van de werving- en selectiemodule van AFAS (onderdeel van ons ERP-systeem) voor de administratie van het recruitmentproces. AFAS is een Nederlandse leverancier en verwerkt gegevens binnen de EER. Met AFAS is een verwerkersovereenkomst gesloten;
• Microsoft (Teams / Copilot) — voor video-interviews en de verwerking van gespreksverslagen. Microsoft verwerkt gegevens deels buiten de EER op basis van SCC's (zie ook sectie 2);
• IT-dienstverleners — voor het onderhoud en de beveiliging van onze systemen.
Met alle verwerkers sluiten wij een verwerkersovereenkomst als bedoeld in art. 28 AVG. Zij mogen jouw gegevens uitsluitend verwerken in onze opdracht en conform onze instructies.
Doorgifte buiten de EER
AFAS verwerkt gegevens binnen de EER; doorgifte buiten de EER vindt via AFAS niet plaats. Voor Microsoft geldt dat doorgifte buiten de EER plaatsvindt op basis van de door de Europese Commissie vastgestelde SCC's. Wij verstrekken jouw gegevens niet aan andere partijen buiten de EER zonder passend doorgiftemechanisme.
5. Bewaartermijnen
Wij bewaren jouw persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor zij zijn verzameld:
|
Categorie gegevens
|
Bewaartermijn
|
|
Sollicitatiedossier bij afwijzing
|
4 weken na afronding procedure
|
|
Sollicitatiedossier bij talentpool (na toestemming)
|
Maximaal 12 maanden na toestemming
|
|
Video-opname en transcriptie (video-interview)
|
Maximaal 1 maand na het gesprek
|
|
Gespreksverslag (na opstellen)
|
Conform bewaartermijn sollicitatiedossier
|
|
Identiteitscontrole-documenten
|
Zo kort als mogelijk; niet langer dan de procedure vereist
|
Opt-in talentpool: Indien je akkoord gaat met opname in onze talentpool, bewaren wij jouw gegevens maximaal 12 maanden om je te benaderen voor toekomstige passende vacatures. Je kunt jouw toestemming te allen tijde intrekken via werken@henriwillig.com. Na intrekking verwijderen wij jouw gegevens zo spoedig mogelijk, tenzij een wettelijke verplichting tot langer bewaren bestaat.
6. Beveiliging
Wij treffen passende technische en organisatorische maatregelen om jouw persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik of ongeautoriseerde toegang. Sollicitatiegegevens worden beheerd binnen de beveiligde AFAS-omgeving, die voorziet in toegangsbeheer, versleuteling en logging. Aanvullend gelden binnen onze organisatie interne autorisatieregels die de toegang tot sollicitatiedossiers beperken tot betrokken medewerkers.
7. Jouw rechten
Op grond van de AVG heb je de volgende rechten
• Recht op inzage (art. 15 AVG) — je kunt opvragen welke persoonsgegevens wij van jou verwerken;
• Recht op rectificatie (art. 16 AVG) — je kunt onjuiste of onvolledige gegevens laten corrigeren;
• Recht op gegevenswissing (art. 17 AVG) — je kunt in bepaalde gevallen verzoeken jouw gegevens te laten verwijderen;
• Recht op beperking van de verwerking (art. 18 AVG);
• Recht van bezwaar (art. 21 AVG) — je kunt bezwaar maken tegen verwerkingen op basis van gerechtvaardigd belang;
• Recht op intrekking van toestemming — je kunt verleende toestemming (zoals voor de talentpool) te allen tijde intrekken, zonder gevolgen voor de rechtmatigheid van de verwerking vóór de intrekking;
• Recht op dataportabiliteit (art. 20 AVG) — je kunt jouw gegevens in een gestructureerd, gangbaar formaat opvragen of laten overdragen, voor zover de verwerking berust op toestemming of de uitvoering van een overeenkomst en geautomatiseerd plaatsvindt. Dit recht geldt niet voor verwerkingen op basis van gerechtvaardigd belang.
Je kunt jouw verzoek indienen via: werken@henriwillig.com
Wij reageren binnen één maand op jouw verzoek. Indien wij jouw verzoek weigeren, lichten wij toe waarom.
Je hebt tevens het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens via www.autoriteitpersoonsgegevens.nl. Wij stellen het op prijs als je ons eerst in de gelegenheid stelt jouw klacht te behandelen.
8. Wijzigingen
Wij behouden ons het recht voor deze privacyverklaring te wijzigen. De meest actuele versie is beschikbaar via onze website en/of het sollicitatieportaal. Bij wezenlijke wijzigingen informeren wij je actief.