1. Coordonnées
Henri Willig Kaas B.V. Hoogedijk 8 1145 PM Katwoude E-mail : werken@henriwillig.com Site web : www.henriwillig.com
[Le cas échéant : Délégué à la protection des données (DPD) : indiquer le nom et l'adresse e-mail]
2. Quelles données à caractère personnel traitons-nous ?
Nous traitons les données à caractère personnel suivantes des candidats
• Nom et coordonnées (telles que le numéro de téléphone et l’adresse e-mail) ;
• CV, lettre de motivation et autres documents de candidature ;
• Formation et expérience professionnelle ;
• Disponibilité et préférences en matière de poste ;
• vidéos de présentation, comptes rendus d'entretien, résultats de tests ou d'évaluations ;
• Références (le cas échéant et uniquement avec votre accord) ;
• Toute autre information que vous fournissez vous-même dans le cadre de votre candidature.
Vérification d’identité et du droit au travail
Lorsque cela s’avère nécessaire pour évaluer votre aptitude au poste, nous pouvons vérifier, au cours de la procédure de recrutement, si vous êtes autorisé(e) à travailler dans le pays où se trouve le poste concerné. À cette fin, nous pouvons vous demander de présenter un document d'identité, de séjour ou de travail valide.
La base juridique de ce traitement est
• l’article 6, paragraphe 1, point b) du RGPD — dans la mesure où la vérification s’inscrit dans le cadre de mesures précontractuelles ou de la préparation du contrat de travail ; et/ou
• l’article 6, paragraphe 1, point c) du RGPD — dans la mesure où nous sommes tenus, en vertu de la loi sur le travail des étrangers ou d’autres dispositions légales, de vérifier l’identité ou le droit de travail.
Nous traitons ici exclusivement les données strictement nécessaires à cette vérification. Les documents fournis uniquement à cette fin ne sont pas conservés plus longtemps que nécessaire pour atteindre cet objectif.
Entretiens vidéo et comptes-rendus d’entretien
Lorsqu’un entretien d’embauche se déroule par vidéo (par exemple via Microsoft Teams), l’entretien peut être enregistré et transcrit automatiquement. La transcription peut être traitée au sein de notre environnement Microsoft sécurisé à l’aide de Microsoft Copilot afin d’établir un compte-rendu d’entretien.
• L'enregistrement vidéo et la transcription correspondante sont conservés pendant un mois au maximum, puis supprimés automatiquement.
• Le compte-rendu de l'entretien peut être intégré au dossier du candidat et est conservé conformément aux délais de conservation prévus à la section 5.
Microsoft traite en partie les données en dehors de l'EEE. Nous avons conclu avec Microsoft un accord de sous-traitance qui prévoit le transfert de données sur la base des clauses contractuelles types (SCC) adoptées par la Commission européenne, conformément à l’article 46, paragraphe 2, point c), du RGPD.
IA et prise de décision automatisée
Henri Willig peut recourir à l’IA comme outil d’aide dans le cadre du processus de recrutement, par exemple pour traiter ou résumer les informations issues des entretiens d’embauche via Microsoft Copilot.
Aucune décision automatisée au sens de l’article 22 du RGPD n’est prise. L’IA ne détermine pas de manière autonome si vous êtes convoqué(e), rejeté(e) ou embauché(e). L’évaluation finale et la décision sont toujours prises par un collaborateur d’Henri Willig.
3. Finalités et bases juridiques du traitement
Le tableau ci-dessous présente les finalités du traitement associées à la base juridique applicable :
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Finalité du traitement
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Base juridique (art. 6 du RGPD)
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Traitement et évaluation de la candidature
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Mesures précontractuelles (point b)
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Organisation d’entretiens d’embauche et de procédures de sélection
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Mesures précontractuelles (point b)
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Évaluation de l'aptitude à occuper un poste
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Mesures précontractuelles (point b)
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Faire une proposition d'emploi
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Mesures précontractuelles (point b)
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Gestion interne du processus de recrutement
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Intérêt légitime (point f)
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Amélioration de nos processus de recrutement
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Intérêt légitime (point f)
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Vérification de l'identité et du droit au travail
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Mesures précontractuelles (point b) et/ou obligation légale (point c)
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Intégration dans le vivier de talents
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Consentement (point a)
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Explication relative à l’intérêt légitime : dans le cadre des traitements fondés sur l’intérêt légitime, nous avons procédé à une mise en balance entre notre intérêt à disposer d’une administration du recrutement efficace et performante et vos intérêts en matière de protection de la vie privée. Nous traitons exclusivement les données nécessaires que vous avez vous-même fournies dans le cadre de votre candidature. Vous pouvez à tout moment vous opposer aux traitements effectués sur cette base.
4. Partage des données à caractère personnel
Accès interne
Vos données de candidature ne sont accessibles en interne qu’aux collaborateurs des ressources humaines et aux responsables directement impliqués dans la procédure de recrutement concernée. L’accès est limité en fonction du poste occupé et du besoin.
Sous-traitants externes
Nous faisons appel aux prestataires de services externes suivants, qui traitent des données à caractère personnel pour notre compte :
•AFAS Software — nous utilisons le module de recrutement et de sélection d’AFAS (qui fait partie de notre système ERP) pour la gestion administrative du processus de recrutement. AFAS est un prestataire néerlandais qui traite les données au sein de l’EEE. Un accord de sous-traitance a été conclu avec AFAS ;
•Microsoft (Teams / Copilot) — pour les entretiens vidéo et le traitement des comptes rendus d'entretien. Microsoft traite les données en partie en dehors de l'EEE sur la base de clauses contractuelles types (voir également la section 2) ;
• Prestataires de services informatiques — pour la maintenance et la sécurité de nos systèmes.
Nous concluons avec tous les sous-traitants un accord de sous-traitance au sens de l’article 28 du RGPD. Ils ne peuvent traiter vos données que pour notre compte et conformément à nos instructions.
Transfert hors de l’EEE
AFAS traite les données au sein de l’EEE ; aucun transfert hors de l’EEE n’est effectué par AFAS. En ce qui concerne Microsoft, les transferts hors de l’EEE s’effectuent sur la base des clauses contractuelles types (SCC) adoptées par la Commission européenne. Nous ne transmettons pas vos données à d’autres parties situées en dehors de l’EEE sans mécanisme de transfert approprié.
5. Durées de conservation
Nous ne conservons pas vos données à caractère personnel plus longtemps que nécessaire au regard de la finalité pour laquelle elles ont été collectées :
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Catégorie de données
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Durée de conservation
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Dossier de candidature en cas de refus
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4 semaines après la fin de la procédure
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Dossier de candidature dans le vivier de talents (après consentement)
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12 mois maximum après accord
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Enregistrement vidéo et transcription (entretien vidéo)
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Au plus tard 1 mois après l'entretien
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Compte-rendu d'entretien (après rédaction)
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Conformément à la durée de conservation du dossier de candidature
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Documents de vérification d’identité
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Aussi court que possible ; pas plus longtemps que ne l'exige la procédure
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Pool de talents (opt-in) : si vous acceptez d'être intégré à notre pool de talents, nous conservons vos données pendant 12 mois au maximum afin de vous contacter pour de futures offres d'emploi adaptées. Vous pouvez retirer votre consentement à tout moment via werken@henriwillig.com. Après le retrait de votre consentement, nous supprimerons vos données dans les plus brefs délais, sauf si une obligation légale nous impose de les conserver plus longtemps.
6. Sécurité
Nous mettons en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour protéger vos données à caractère personnel contre toute perte, tout usage abusif ou tout accès non autorisé. Les données de candidature sont gérées au sein de l’environnement sécurisé AFAS, qui assure la gestion des accès, le chiffrement et la journalisation. De plus, notre organisation applique des règles d’autorisation internes qui limitent l’accès aux dossiers de candidature aux collaborateurs concernés.
7. Vos droits
En vertu du RGPD, vous disposez des droits suivants
• Droit d’accès (art. 15 du RGPD) — vous pouvez demander quelles données à caractère personnel vous concernant nous traitons ;
• Droit de rectification (art. 16 du RGPD) — vous pouvez demander la correction de données inexactes ou incomplètes ;
• Droit à l'effacement (art. 17 du RGPD) — vous pouvez, dans certains cas, demander la suppression de vos données ;
• Droit à la limitation du traitement (art. 18 du RGPD) ;
• Droit d’opposition (art. 21 du RGPD) — vous pouvez vous opposer aux traitements fondés sur un intérêt légitime ;
• Droit de retrait du consentement — vous pouvez à tout moment retirer le consentement que vous avez donné (par exemple pour la réserve de talents), sans que cela n’affecte la licéité du traitement effectué avant ce retrait ;
• Droit à la portabilité des données (art. 20 du RGPD) — vous pouvez demander à recevoir vos données dans un format structuré et couramment utilisé, ou faire en sorte qu’elles soient transférées, dans la mesure où le traitement repose sur le consentement ou l’exécution d’un contrat et s’effectue de manière automatisée. Ce droit ne s'applique pas aux traitements fondés sur un intérêt légitime.
Vous pouvez introduire votre demande via : werken@henriwillig.com
Nous répondrons à votre demande dans un délai d’un mois. Si nous refusons votre demande, nous vous en expliquerons les raisons.
Vous disposez également du droit de déposer une réclamation auprès de l’Autorité néerlandaise de protection des données via www.autoriteitpersoonsgegevens.nl. Nous vous serions reconnaissants de bien vouloir nous donner d’abord l’occasion de traiter votre réclamation.
8. Modifications
Nous nous réservons le droit de modifier la présente déclaration de confidentialité. La version la plus récente est disponible sur notre site web et/ou sur le portail de candidature. En cas de modifications substantielles, nous vous en informerons activement.