Der Schutz deiner Privatsphäre ist für uns selbstverständlich

Datenschutzerklärung

Datenschutzerklärung

Wir respektieren die Privatsphäre von Bewerbern und gehen sorgfältig mit personenbezogenen Daten um, die im Rahmen des Einstellungsverfahrens übermittelt werden.

Datenschutzerklärung für Bewerber — Henri Willig Kaas B.V.
Henri Willig Kaas B.V. mit Sitz in Hoogedijk 8, 1145 PM Katwoude, eingetragen bei der Handelskammer unter der Nummer 36037970 (im Folgenden: „Henri Willig“, „wir“ oder „uns“), respektiert die Privatsphäre von Bewerbern und geht sorgfältig mit personenbezogenen Daten um, die im Rahmen der Personalbeschaffung und -auswahl übermittelt werden.

Diese Datenschutzerklärung gilt für die Verarbeitung personenbezogener Daten von Bewerbern durch Henri Willig und ihre verbundenen Unternehmen. Henri Willig fungiert als Verantwortlicher im Sinne der DSGVO. Verbundene Unternehmen, die an einem bestimmten Bewerbungsverfahren beteiligt sind, gelten in diesem Zusammenhang als eigenständige Verantwortliche, sofern nicht schriftlich etwas anderes vereinbart wurde.

1. Kontaktdaten
Henri Willig Kaas B.V. Hoogedijk 8 1145 PM Katwoude E-Mail: werken@henriwillig.com Website: www.henriwillig.com
[Falls zutreffend: Datenschutzbeauftragter (DSB): Name E-Mail-Adresse eintragen]

2. Welche personenbezogenen Daten verarbeiten wir?
Wir verarbeiten die folgenden personenbezogenen Daten von Bewerbern
• Name und Kontaktdaten (wie Telefonnummer und E-Mail-Adresse);
• Lebenslauf, Anschreiben und sonstige Bewerbungsunterlagen;
• Ausbildung und Berufserfahrung;
• Verfügbarkeit und Stellenpräferenz;
• Video-Vorstellungen, Gesprächsprotokolle, Testergebnisse oder Ergebnisse von Assessment-Verfahren;
• Referenzen (falls zutreffend und nur mit Ihrem Wissen);
• Sonstige Informationen, die du im Rahmen deiner Bewerbung selbst bereitstellst.

Identitäts- und Arbeitsrechtsprüfung
Sofern dies für die Beurteilung deiner Eignung erforderlich ist, können wir im Rahmen des Bewerbungsverfahrens prüfen, ob du berechtigt bist, im Land der jeweiligen Stelle zu arbeiten. Zu diesem Zweck können wir Sie bitten, uns ein gültiges Identitäts-, Aufenthalts- oder Arbeitsdokument zur Einsicht vorzulegen.
Die Rechtsgrundlage für diese Verarbeitung ist
• Art. 6 Abs. 1 Buchstabe b DSGVO – soweit die Überprüfung im Rahmen vorvertraglicher Maßnahmen oder zur Vorbereitung des Arbeitsvertrags erfolgt; und/oder
• Art. 6 Abs. 1 Buchstabe c DSGVO – soweit wir aufgrund des Ausländerarbeitsgesetzes oder anderer Rechtsvorschriften verpflichtet sind, die Identität oder die Arbeitsberechtigung zu überprüfen.
Wir verarbeiten dabei ausschließlich die Daten, die für diese Überprüfung unbedingt erforderlich sind. Dokumente, die ausschließlich für diese Überprüfung vorgelegt werden, werden nicht länger aufbewahrt, als es für diesen Zweck erforderlich ist.

Video-Vorstellungsgespräche und Gesprächsprotokolle
Wenn ein Vorstellungsgespräch per Video stattfindet (z. B. über Microsoft Teams), kann das Gespräch aufgezeichnet und automatisch transkribiert werden. Die Transkription kann innerhalb unserer gesicherten Microsoft-Umgebung mithilfe von Microsoft Copilot verarbeitet werden, um ein Gesprächsprotokoll zu erstellen.
• Die Videoaufzeichnung und die dazugehörige Transkription werden maximal einen Monat lang aufbewahrt und anschließend automatisch gelöscht.
• Der Gesprächsbericht kann Teil der Bewerberakte werden und wird gemäß den Aufbewahrungsfristen in Abschnitt 5 aufbewahrt.
Microsoft verarbeitet Daten teilweise außerhalb des EWR. Wir haben mit Microsoft einen Auftragsverarbeitungsvertrag abgeschlossen, der die Datenübermittlung auf der Grundlage der von der Europäischen Kommission festgelegten Standardvertragsklauseln (SCC) gemäß Art. 46 Abs. 2 Buchstabe c DSGVO vorsieht.

KI und automatisierte Entscheidungsfindung
Henri Willig kann im Rahmen des Rekrutierungsprozesses KI als unterstützendes Hilfsmittel einsetzen, beispielsweise zur Verarbeitung oder Zusammenfassung von Informationen aus Vorstellungsgesprächen über Microsoft Copilot.
Es werden keine automatisierten Entscheidungen im Sinne von Artikel 22 DSGVO getroffen. KI entscheidet nicht eigenständig darüber, ob Sie zu einem Vorstellungsgespräch eingeladen, abgelehnt oder eingestellt werden. Die endgültige Beurteilung und Entscheidung erfolgt stets durch einen Mitarbeiter von Henri Willig.

3. Zwecke und Rechtsgrundlagen der Verarbeitung
In der folgenden Tabelle sind die Verarbeitungszwecke den jeweiligen Rechtsgrundlagen zugeordnet:

Zweck der Verarbeitung	Rechtsgrundlage (Art. 6 DSGVO)
Bearbeitung und Bewertung der Bewerbung	Vorvertragliche Maßnahmen (Buchstabe b)
Durchführung von Vorstellungsgesprächen und Auswahlverfahren	Maßnahmen vor Vertragsabschluss (Buchstabe b)
Feststellung der Eignung für eine Stelle	Maßnahmen vor Vertragsabschluss (Buchstabe b)
Unterbreitung eines Arbeitsangebots	Vorvertragliche Maßnahmen (Buchstabe b)
Interne Verwaltung des Einstellungsprozesses	Berechtigtes Interesse (Buchstabe f)
Verbesserung unserer Rekrutierungsprozesse	Berechtigtes Interesse (Buchstabe f)
Identitäts- und Arbeitsrechtsprüfung	Vorvertragliche Maßnahmen (Buchstabe b) und/oder gesetzliche Verpflichtung (Buchstabe c)
Aufnahme in den Talentpool	Einwilligung (Buchstabe a)

Erläuterung zum berechtigten Interesse: Bei Verarbeitungen auf der Grundlage eines berechtigten Interesses haben wir eine Abwägung zwischen unserem Interesse an einer gut funktionierenden und effizienten Personalbeschaffungsverwaltung und Ihren Datenschutzinteressen vorgenommen. Wir verarbeiten dabei ausschließlich Daten, die erforderlich sind und die Sie im Rahmen Ihrer Bewerbung selbst zur Verfügung gestellt haben. Sie können der Verarbeitung auf dieser Grundlage jederzeit widersprechen.

4. Weitergabe personenbezogener Daten
Interner Zugriff
Ihre Bewerbungsdaten sind intern ausschließlich für HR-Mitarbeiter und Führungskräfte zugänglich, die unmittelbar an dem jeweiligen Bewerbungsverfahren beteiligt sind. Der Zugriff ist je nach Funktion und Notwendigkeit beschränkt.
Externe Auftragsverarbeiter
Wir nutzen die folgenden externen Dienstleister, die in unserem Auftrag personenbezogene Daten verarbeiten:
•AFAS Software – wir nutzen das Rekrutierungs- und Auswahlmodul von AFAS (Teil unseres ERP-Systems) zur Verwaltung des Rekrutierungsprozesses. AFAS ist ein niederländischer Anbieter und verarbeitet Daten innerhalb des EWR. Mit AFAS wurde ein Auftragsverarbeitungsvertrag geschlossen;
•Microsoft (Teams / Copilot) – für Video-Vorstellungsgespräche und die Verarbeitung von Gesprächsprotokollen. Microsoft verarbeitet Daten teilweise außerhalb des EWR auf der Grundlage von Standardvertragsklauseln (siehe auch Abschnitt 2);
• IT-Dienstleister — für die Wartung und die Sicherheit unserer Systeme.
Mit allen Auftragsverarbeitern schließen wir einen Auftragsverarbeitungsvertrag gemäß Art. 28 DSGVO ab. Sie dürfen Ihre Daten ausschließlich in unserem Auftrag und gemäß unseren Anweisungen verarbeiten.
Übermittlung außerhalb des EWR
AFAS verarbeitet Daten innerhalb des EWR; eine Übermittlung außerhalb des EWR erfolgt nicht über AFAS. Für Microsoft gilt, dass eine Übermittlung außerhalb des EWR auf der Grundlage der von der Europäischen Kommission festgelegten Standardvertragsklauseln (SCCs) erfolgt. Wir geben Ihre Daten nicht ohne einen geeigneten Übermittlungsmechanismus an andere Parteien außerhalb des EWR weiter.

5. Aufbewahrungsfristen
Wir bewahren deine personenbezogenen Daten nicht länger auf, als es für den Zweck, für den sie erhoben wurden, erforderlich ist:

Datenkategorie	Aufbewahrungsfrist
Bewerbungsunterlagen im Falle einer Ablehnung	4 Wochen nach Abschluss des Verfahrens
Bewerbungsunterlagen im Talentpool (nach Einwilligung)	Maximal 12 Monate nach Einwilligung
Videoaufzeichnung und Transkription (Video-Vorstellungsgespräch)	Spätestens 1 Monat nach dem Gespräch
Gesprächsprotokoll (nach der Erstellung)	Entsprechend der Aufbewahrungsfrist für Bewerbungsunterlagen
Dokumente zur Identitätsprüfung	So kurz wie möglich; nicht länger als für das Verfahren erforderlich

Opt-in-Talentpool: Wenn Sie der Aufnahme in unseren Talentpool zustimmen, speichern wir Ihre Daten maximal 12 Monate, um Sie bei zukünftigen passenden Stellenangeboten anzusprechen. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit über werken@henriwillig.com widerrufen. Nach dem Widerruf löschen wir Ihre Daten so schnell wie möglich, sofern keine gesetzliche Verpflichtung zu einer längeren Aufbewahrung besteht.

6. Sicherheit v
Wir ergreifen geeignete technische und organisatorische Maßnahmen, um Ihre personenbezogenen Daten vor Verlust, Missbrauch oder unbefugtem Zugriff zu schützen. Bewerbungsdaten werden innerhalb der gesicherten AFAS-Umgebung verwaltet, die Zugriffskontrolle, Verschlüsselung und Protokollierung gewährleistet. Darüber hinaus gelten innerhalb unserer Organisation interne Berechtigungsregeln, die den Zugriff auf Bewerbungsunterlagen auf die zuständigen Mitarbeiter beschränken.

7. Deine Rechte
Gemäß der DSGVO hast du folgende Rechte
• Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO) – Sie können anfragen, welche personenbezogenen Daten wir von Ihnen verarbeiten;
• Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO) – Sie können die Berichtigung unrichtiger oder unvollständiger Daten verlangen;
• Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO) – Sie können in bestimmten Fällen die Löschung Ihrer Daten beantragen;
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO);
• Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO) – Sie können der Verarbeitung auf der Grundlage eines berechtigten Interesses widersprechen;
• Recht auf Widerruf der Einwilligung – Sie können eine erteilte Einwilligung (z. B. für den Talentpool) jederzeit widerrufen, ohne dass dies Auswirkungen auf die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung vor dem Widerruf hat;
• Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO) – Sie können Ihre Daten in einem strukturierten, gängigen Format anfordern oder übertragen lassen, sofern die Verarbeitung auf einer Einwilligung oder der Erfüllung eines Vertrags beruht und automatisiert erfolgt. Dieses Recht gilt nicht für Verarbeitungen auf der Grundlage eines berechtigten Interesses.
Sie können Ihren Antrag einreichen unter: werken@henriwillig.com
Wir werden Ihren Antrag innerhalb eines Monats beantworten. Sollten wir Ihren Antrag ablehnen, werden wir Ihnen die Gründe dafür erläutern.
Sie haben außerdem das Recht, eine Beschwerde bei der niederländischen Datenschutzbehörde (Autoriteit Persoonsgegevens) über www.autoriteitpersoonsgegevens.nl einzureichen. Wir würden es begrüßen, wenn du uns zunächst die Möglichkeit gibst, deine Beschwerde zu bearbeiten.

8. Änderungen
Wir behalten uns das Recht vor, diese Datenschutzerklärung zu ändern. Die aktuellste Version ist auf unserer Website und/oder im Bewerbungsportal verfügbar. Bei wesentlichen Änderungen werden wir dich aktiv informieren.